互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數據、人工智能等新一代信息技術(shù)的廣泛運用，不僅改變了與日常生活息息相關(guān)的衣食住行用等領(lǐng)域，也更新著(zhù)人們習以為常的辦公模式。

　　智慧會(huì )議室里，跨語(yǔ)言溝通實(shí)時(shí)翻譯，會(huì )議簡(jiǎn)報自動(dòng)生成；用上電紙本，工作筆記方便保存，手寫(xiě)體也能高效識別，從此告別紙張浪費；在線(xiàn)辦公軟件幫人們對低碳行為進(jìn)行量化，還能轉換成碳普惠公益……種種數字化辦公解決方案不僅提升著(zhù)“辦公室幸福”，也推動(dòng)辦公朝著(zhù)低碳節能方向加速邁進(jìn)。

　　智慧會(huì )議室讓開(kāi)會(huì )不再復雜

　　開(kāi)會(huì )，是最常見(jiàn)的工作場(chǎng)景之一，但痛點(diǎn)也不少：辦公空間管理復雜、會(huì )議材料整理繁瑣、實(shí)時(shí)修改的議案無(wú)法共享、視頻連線(xiàn)不夠順暢、跨語(yǔ)言溝通障礙多……如何讓開(kāi)會(huì )簡(jiǎn)單又高效，是許多企業(yè)和單位面臨的一個(gè)難題。

　　以往開(kāi)會(huì )，常見(jiàn)的場(chǎng)景是每人拿一份會(huì )議材料，有的同事還需要拿著(zhù)自己的電腦，會(huì )議記錄由專(zhuān)人來(lái)負責，費時(shí)費力。如今，有這樣一種智慧會(huì )議室，線(xiàn)上預約、刷臉簽到、會(huì )議材料實(shí)時(shí)共享、會(huì )議記錄自動(dòng)生成……聽(tīng)起來(lái)是不是非常智能？

　　訊飛聽(tīng)見(jiàn)政企業(yè)務(wù)部區域市場(chǎng)總監李艷萍向記者介紹，這是科大訊飛的“訊飛聽(tīng)見(jiàn)智慧會(huì )議室”智能化辦公解決方案，為政企客戶(hù)本地會(huì )議和遠程會(huì )議等場(chǎng)景量身打造，其中涵蓋智能錄音筆、智慧屏、智能會(huì )議系統、視頻會(huì )議軟件等產(chǎn)品組合，覆蓋會(huì )前、會(huì )中、會(huì )后全流程多場(chǎng)景的標準化數字辦公系統。

　　“當你走進(jìn)訊飛聽(tīng)見(jiàn)智慧會(huì )議室，開(kāi)會(huì )、交流討論、整理信息等一系列流程，動(dòng)動(dòng)手指就可以快速實(shí)現。”李艷萍說(shuō)。

　　智慧會(huì )議室什么樣？從會(huì )前的會(huì )議預約、資料共享、參會(huì )提醒通知，到會(huì )中的會(huì )議簽到、遠程會(huì )議協(xié)作討論、會(huì )議內容書(shū)寫(xiě)、文件信息投屏共享，再到會(huì )后的會(huì )議紀要分享、任務(wù)分發(fā)、數據管理沉淀等全流程需求，這套智慧辦公整體解決方案都可以搞定。

　　就拿會(huì )議記錄這項工作來(lái)說(shuō)，在智慧會(huì )議室解決方案中，利用智能語(yǔ)音轉寫(xiě)、聲紋識別、自然語(yǔ)言處理等多項核心技術(shù)，可以將會(huì )議發(fā)言音頻實(shí)時(shí)轉寫(xiě)成文字，并支持多語(yǔ)種的轉換。這樣一來(lái)，一方面輔助生成文字會(huì )議記錄，讓所有人都可以全身心投入到會(huì )議討論中，提升工作效率，會(huì )后只需要簡(jiǎn)單整理即可；另一方面，智慧會(huì )議室解決方案通過(guò)全程留痕的方式，形成本地留存的會(huì )議內容音頻、文字等資料，會(huì )議中的所有數據會(huì )形成一個(gè)專(zhuān)屬的知識管理庫，用戶(hù)可將會(huì )議檔案數據進(jìn)行梳理、提煉、整合與分析，為管理者的戰略決策提供數據依據，真正實(shí)現企業(yè)管理效能的躍升。

　　李艷萍表示，目前，1小時(shí)長(cháng)的會(huì )議音頻最快5分鐘就可以出稿，支持對轉寫(xiě)結果實(shí)時(shí)編輯，還能夠一鍵導出電子文稿與音頻文件，為會(huì )后信息整理提供有力幫助。

　　除了本地化會(huì )議，遠程會(huì )議近年來(lái)越來(lái)越常見(jiàn)。與以往不同的是，在智慧會(huì )議室里，參會(huì )人員的發(fā)言將轉化為雙語(yǔ)字幕條，呈現在共享屏幕上，這就讓會(huì )議討論內容更加清晰，也解決了跨國會(huì )議中語(yǔ)言不互通的難題。這種轉寫(xiě)、翻譯的形式可以進(jìn)行全文展示，即便是語(yǔ)速較快、內容較多的會(huì )議，各位參會(huì )者也能跟得上節奏，不漏掉重點(diǎn)內容。另外，與本地化會(huì )議類(lèi)似，遠程會(huì )議中多方的發(fā)言?xún)热荩部芍鹱稚呻p語(yǔ)的會(huì )議記錄，在會(huì )議結束后生成一個(gè)二維碼。參會(huì )人員掃描二維碼，就可看到全程的會(huì )議音頻、文字記錄等。

　　“不管是遠程會(huì )議還是本地會(huì )議，智慧會(huì )議室中配備的升降屏、麥克風(fēng)、訊飛聽(tīng)見(jiàn)智慧屏等智能硬件，都可以通過(guò)智慧會(huì )議室系統進(jìn)行聯(lián)動(dòng)，會(huì )議信息內容能夠快速流轉，也實(shí)現了無(wú)紙化辦公、低碳辦公。”李艷萍說(shuō)，截至目前，訊飛聽(tīng)見(jiàn)智慧會(huì )議室智能化辦公解決方案在北京、安徽、重慶、云南等區域落地使用。

　　無(wú)紙化辦公進(jìn)一步推廣

　　在第五屆數字中國建設峰會(huì )上，一個(gè)6英寸的電紙本讓參會(huì )人員耳目一新。

　　往年的數字峰會(huì )上，每名嘉賓的桌子上會(huì )擺一本紙質(zhì)手冊。但今年，電紙本替代了紙本手冊，分發(fā)給前來(lái)參展的政務(wù)代表。不論是查看大會(huì )手冊、日程安排、峰會(huì )論壇等信息，還是在參會(huì )過(guò)程中應用于任務(wù)督辦、流程審批、訂餐、無(wú)紙化會(huì )議等，在這樣一個(gè)可以單手持握、隨身攜帶的小小電紙本上，都可以輕松實(shí)現，全流程不浪費一張紙。

　　不少參會(huì )人員說(shuō)，這樣的無(wú)紙化辦公新體驗，科技感十足，在提升工作協(xié)同效率的同時(shí)，還積極響應了低碳環(huán)保理念。

　　無(wú)紙化，是辦公領(lǐng)域向低碳環(huán)保邁進(jìn)的重要方向。記者了解到，數字中國建設峰會(huì )上的電紙本是漢王科技的產(chǎn)品。漢王科技副總裁王杰接受本報采訪(fǎng)時(shí)表示，在“雙碳”目標大背景下，漢王手寫(xiě)電紙本符合環(huán)境友善和環(huán)境永續的設計理念，已逐漸成為商務(wù)、政務(wù)等多領(lǐng)域推行無(wú)紙化辦公的新舉措。

　　以漢王手寫(xiě)電紙本N10為例，10.3英寸的大尺寸電子紙墨水屏，就像一個(gè)中等大小的筆記本。N10的墨水屏創(chuàng )新性地去掉了電容屏和導光板，屏幕具備極強的透光性，從而給予使用者真實(shí)的紙感。配備的一支無(wú)線(xiàn)無(wú)源壓感電磁筆，不需要充電，還可以實(shí)現鋼筆、毛筆、鉛筆等不同筆型的書(shū)寫(xiě)體驗，無(wú)論是移動(dòng)輕量辦公還是數字閱讀批注等各類(lèi)需求都可以滿(mǎn)足。

　　“我是第一次使用這種電紙本，感覺(jué)非常驚喜，真的就像在紙張上閱讀、書(shū)寫(xiě)一樣，完全滿(mǎn)足了我的辦公需求。機身纖薄，攜帶起來(lái)也非常方便。”福州市民林先生在現場(chǎng)體驗N10后說(shuō)。

　　王杰介紹，許多職場(chǎng)人士比如采購、銷(xiāo)售、中介等崗位以及記者、編輯等文字工作者，在多人會(huì )議或者一對一訪(fǎng)談交流等工作場(chǎng)景中，都需要大量記筆記，有了電紙本，不僅大大減少了紙張的使用，還可以一邊寫(xiě)一邊思考，隨時(shí)進(jìn)行擦除、補充等編輯。記錄完后，電紙本還能自動(dòng)進(jìn)行文字識別，高精度地生成標準word文檔，以便對大量數據做進(jìn)一步應用。事后，用戶(hù)通過(guò)關(guān)鍵詞搜索，可以直接定位到想要搜尋的筆記內容。

　　“有時(shí)候一名產(chǎn)品經(jīng)理上午去走訪(fǎng)上游供應商，下午又要和下游客戶(hù)進(jìn)行溝通，如果使用紙質(zhì)筆記本，可能得分別使用不同的筆記本來(lái)進(jìn)行區分，如果是同一個(gè)筆記本，一般只能以時(shí)間順序線(xiàn)性排列。但使用電紙本記錄的筆記，能方便地歸納、整理和搜索，儲存在不同文件夾，相當于同時(shí)擁有多本筆記本。日歷和便簽等小功能也非常方便使用。”王杰舉例解釋。

　　便捷智能的辦公體驗，離不開(kāi)科技的支持。這其中，無(wú)線(xiàn)無(wú)源壓感電磁筆和后臺數據的自然語(yǔ)言處理等都是漢王的核心技術(shù)，內置的OCR(光學(xué)字符識別)識別技術(shù)還曾獲得國家科技進(jìn)步獎項。考慮到辦公領(lǐng)域的節能降碳需求，電紙本的優(yōu)勢非常明顯。王杰給記者算了一筆賬，平板電腦一般使用五六個(gè)小時(shí)，電池就會(huì )耗盡，而電紙書(shū)在顯示時(shí)不耗電，只在翻頁(yè)時(shí)耗電，能耗非常低，充滿(mǎn)電后可持續使用1周以上。

　　這種無(wú)紙化辦公的解決方案還可以在智慧政法、智慧檔案、智慧民生、智慧金融、智慧教育等各大場(chǎng)景中廣泛使用。尤其是在公檢法系統、醫療系統等，卷宗、病例、檔案都需要數字化、去紙質(zhì)化，方便后續的處理和流轉。

　　在企事業(yè)單位中，無(wú)紙化辦公的趨勢已非常明顯。去年7月，人社部辦公廳發(fā)布《電子勞動(dòng)合同訂立指引》，指導用人單位與勞動(dòng)者以可視為書(shū)面形式的數據電文為載體，使用可靠的電子簽名訂立勞動(dòng)合同。

　　“我們在公司的智能辦公平臺上加入了入職、合同續簽、離職等功能，人力部門(mén)不需要使用紙質(zhì)材料就能夠進(jìn)行信息核實(shí)、歸檔等，全部工作都能在線(xiàn)上完成。”某大型企業(yè)運營(yíng)平臺部總監李濤說(shuō)，公司推行無(wú)紙化辦公后，預計一年就可節約紙張32萬(wàn)余張。

　　在李濤看來(lái)，推廣無(wú)紙化辦公不是簡(jiǎn)單減少或者取消紙張的使用，而是要通過(guò)建立無(wú)紙化辦公流程和成熟的工作平臺，將紙質(zhì)資料轉變?yōu)殡娮淤Y料，將傳統流程轉變?yōu)榫€(xiàn)上流程，“我們將報銷(xiāo)工作也納入智能辦公平臺，實(shí)現無(wú)紙報銷(xiāo)、自動(dòng)審批，省去了打印電子發(fā)票、貼票、填單等流程，不但節約了紙張，也大幅提高了工作效率。”李濤說(shuō)。

　　隨著(zhù)電紙書(shū)、電子合同、電子簽章、數字政務(wù)等的進(jìn)一步推廣，無(wú)紙化辦公的應用場(chǎng)景將更加廣泛，有力促進(jìn)綠色低碳發(fā)展。

　　綠色辦公轉化為碳普惠公益

　　最近，在浙江余杭某科技公司上班的江姍有了一個(gè)新習慣：結束一天的工作后，她習慣性地打開(kāi)手機上的在線(xiàn)辦公軟件釘釘，查看自己一天的碳減排量。

　　“釘釘上的碳減排功能，為大家的低碳辦公行為提供了可視化、可量化的窗口。大家還會(huì )把自己的碳減排量曬到釘釘‘看看’，比比誰(shuí)當天的工作更低碳環(huán)保。”江姍說(shuō)，如今在公司里，低碳辦公已經(jīng)成為一種新風(fēng)尚。

　　原來(lái)，為了進(jìn)一步倡導綠色辦公、踐行節能減排，釘釘聯(lián)合北京綠色交易所對釘釘上減碳數字化場(chǎng)景進(jìn)行權威認證，推出碳普惠公益產(chǎn)品“釘釘碳減排”，用戶(hù)可查看自己每天、每月在釘釘辦公實(shí)現的碳減排量。

　　“這些碳減排量來(lái)自線(xiàn)上發(fā)起日志、線(xiàn)上發(fā)起審批、視頻會(huì )議、電話(huà)會(huì )議等11種低碳辦公行為。”釘釘總裁葉軍向本報介紹，比如用戶(hù)使用釘釘的日志功能，可以替代線(xiàn)下寫(xiě)日志，減少匯報過(guò)程中帶來(lái)的紙張消耗，通過(guò)科學(xué)測算，用戶(hù)每次提交周報、日志等在線(xiàn)記錄的行為，可減少6.4克碳排放。與之類(lèi)似，使用移動(dòng)審批功能，也可替代傳統線(xiàn)下審批帶來(lái)的紙張消耗，每次提交審批，同樣可以減少6.4克碳排放。

　　此外，在釘釘上辦公，使用視頻會(huì )議功能可替代城市交通帶來(lái)的油耗，每個(gè)人參加1個(gè)小時(shí)視頻會(huì )議，最高可減少2.23千克碳排放；使用線(xiàn)上考勤打卡功能，替代了原本紙質(zhì)文檔處理的考勤表單，組織每日使用考勤功能，可減少29.1克碳排放……

　　“雖然每個(gè)低碳辦公行為帶來(lái)的碳減排量是微不足道的，但長(cháng)期堅持下來(lái)，看到個(gè)人和組織的碳減排量不斷累積增長(cháng)，真的很有成就感。”江姍介紹，“釘釘碳減排”功能上線(xiàn)以來(lái)，她所在的科技公司已在釘釘平臺成功減排2.57噸。

　　用戶(hù)在釘釘平臺通過(guò)綠色辦公行為獲得的“低碳能量”，不僅僅是一個(gè)數字，還可以用于兌換一些優(yōu)惠券或進(jìn)行公益捐贈等。

　　“我獲得的‘低碳能量’，可以用來(lái)捐贈給四川綿陽(yáng)的老河溝保護區、北京的野鴨湖濕地，每捐贈130克低碳能量，可守護1平方米的保護地、濕地，還有‘守護家鄉河行動(dòng)’，每捐贈8千克能量，可守護1米的家鄉河。這些捐贈行為，背后都有對應的公益組織去執行。”江姍說(shuō)，受到她和同事們歡迎的另一項功能是，低碳能量還可以在釘釘平臺兌換奶茶、快餐或天貓超市的優(yōu)惠券。“在低碳辦公的同時(shí)還能獲得一些‘小福利’，大家都覺(jué)得在線(xiàn)辦公為我們的生活和環(huán)境帶來(lái)了積極改變。”

　　第三方機構最新數據顯示，作為數字化協(xié)同辦公平臺的釘釘，7月份的月活躍用戶(hù)數達到1.91億。大量用戶(hù)的在線(xiàn)辦公實(shí)踐，帶來(lái)實(shí)實(shí)在在的碳減排效果。葉軍表示，釘釘倡導利用數字技術(shù)助力節能減排，就是希望讓每個(gè)企業(yè)和組織都能更便捷、更低門(mén)檻地加入減碳行列，讓其通過(guò)日常的綠色辦公行為，減少自然資源的消耗，同時(shí)加速進(jìn)入數字化時(shí)代。在數字辦公領(lǐng)域，釘釘還將為實(shí)現“雙碳”目標繼續貢獻力量。

　　葉 子